I den första artikeln, Stress är ett allvarligt problem i hela landet, i serien om stress, arbetsmiljö och Getting Things Done, berättade vi om vad stress är och hur utvecklingen ser ut i Sverige. I denna artikeln tittar vi närmre på arbetsmiljön och vad i arbetsmiljön som är mest tydligt kopplat till de stressrelaterade problem som vi har i Sverige.
Varför skall man arbeta med arbetsmiljö
För nästan alla är det viktigt att ha en god arbetsmiljö. Ingen vill bli sjuk eller må dåligt på grund av sitt arbete. Dem flesta företag inser vikten av friska medarbetare som kan utföra sina arbeten utan avbrott orsakade av sjukfrånvaro. Dessutom kommer det flera andra positiva effekter som att produktivitet, effektivitet och kvalité på utfört arbete ökar. En god arbetsmiljö kommer också positivt att påverka motivationen på arbetsplatsen. Detta blir därför en win-win-win situation, för samhället, företaget och individen.
Alla företag är skyldiga att upprätta en arbetsmiljöpolicy och arbeta aktivt i sitt arbetsmiljöarbete. Policyn skall granskas minst en gång per år och vid behov uppdateras. Detta är viktigt för att säkerställa att den fungerar även om arbetsplatsen och de anställda där förändras.
Arbetsmiljölagen är uppdelad i tre skickt
Arbetsgivare och chefer skall ha god förståelse i hur arbetsmiljölagen ser ut och fungerar. Man behöver förstå vilka ramar som gäller och var man kan vända sig om det är något man inte känner till.
Arbetsmiljöverket beskriver ofta lagstiftningen som ett träd. Detta är en väldigt bra bild för att förstå hur allt hänger ihop. Arbetsmiljölagen är basen som allt annat arbetsmiljöarbete härstammar ifrån. Detta brukar beskrivas som roten på ett träd. Från roten sträcker sig stammen, det systematiska arbetsmiljöarbetet, upp. Bladen som sitter fast på grenarna och stammen är de olika föreskrifterna. Föreskrifterna beskriver vad som skall göras och är det centrala verktyget för att förhindra ohälsa på arbetsplatsen. Det systematiska arbetsmiljöarbetet, stammen, beskriver hur det skall göras.
Som arbetsgivare är man ansvarig för att detta efterlevs för alla på sin arbetsplats med ett arbetsförhållande. Detta betyder att arbetsmiljölagstiftningen täcker både traditionellt anställda men även konsulter och tillfällig personal så som säsongsarbetare.
Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
Eftersom vi i denna artikeln vill fokusera på stress och psykisk ohälsa blir föreskrifterna om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, AFS 2015:4, väldigt intressant. Dessa beskriver vad vi skall göra för att förhindra ohälsa.
Det organisatoriska handlar om hur arbetet styrs, kommuniceras och hur beslutsgången ser ut. Den sociala arbetsmiljön handlar om hur vi samspelar med personerna runt omkring oss som chefer och medarbetare. Detta gäller både den fysiska och virtuella arbetsmiljön som t.ex. hur vi arbetar med mail och olika chat-system. Den psykosociala arbetsmiljön fokuserar på hur individen upplever och reagerar på sin omgivning. Här är det individen som är i centrum. Arbetsmiljön skall fungera för alla och alla individer är olika.
Arbetet går i cykler
Det systematiska arbetsmiljöarbetet är den processen som pågår för att ständigt förbättra arbetsmiljön och se till att den fungerar för alla. Detta beskrivs i AFS 2001:1. Denna beskriver hur arbetsmiljöarbetet skall gå till.
Detta är en typsik cyklisk process. Det börjar med att arbetsmiljön skall undersökas. Det som kommer fram i undersökningen skall dokumenteras så att en riskbedömning kan göras. I samband med detta skall åtgärder planeras och genomföras. Åtgärderna skall sedan kontrolleras så att dem är genomförda och har haft önskad effekt. Sedan börjar processen om med att arbetsmiljön på nytt undersöks.
I samband med detta arbetet skall en arbetsmiljöpolicy upprättas som ständigt underhålls efterhand som det systematiska arbetet fortgår.
Flera områden är viktiga för det organisatoriska och sociala arbetsmiljöarbetet
I föreskrifterna, AFS 2015:4, som beskriver det organisatoriska och sociala arbetsmiljöarbetet framhålls ett antal olika områden som arbetet skall täcka.
Kunskap
Det är av stor vikt att chefer och ledare i organisationen har den kunskap dem behöver för att dels veta vad som gäller men också för att driva arbetsmiljöarbetet framåt. Hur förebygger man ohälsosam arbetsbelastning, stress och kränkande särbehandling. Är du chef skall du ha denna kunskapen eller så skall arbetsgivaren se till att man har möjlighet att få rätt kunskap genom t.ex. utbildning eller samarbete med speciallister inom t.ex. företagshälsovården.
Mål
En av de viktigaste parametrarna för att lyckas med ett åtagande är att man sätter upp mål. Utan klart definierade mål är det svårt att veta i vilken riktning man skall gå och när man är framme. Samma inställning skall man ha till sitt arbetsmiljöarbete.
Det kan vara en bra startpunk att titta på, och sätta upp, mål för kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Ett tips och en idée här kan vara att arbeta med SMARTa mål. Det hjälper dig faktiskt att få realistiska och genomförbara mål.
Arbetsbelastning
När vi pratar om arbetsmiljön i relation till stress så blir arbetsbelastningen central. För hög arbetsbelastning är många gånger huvudorsaken till att stress och stressrelaterade sjukdomar uppstår. När man pratar om arbete så är det väldigt viktigt att klar göra; vad som skall göras, hur mycket det vill säga kvantiteten, hur bra dvs vilken kvalité resultatet skall ha, när det skall göras och när det skall vara klart.
Har du någongång arbetat med projekt eller projektledning så är dessa parametrar grundläggande i den så kallade projekttriangeln. Den säger att du inte kan ändra vad eller hur mycket av något utan att man samtidigt påverkar kvalitén eller tiden det tar att genomföra uppgiften eller projektet. Samma tankegångar återfinns nu också i föreskrifterna för organisatorisk och social arbetsmiljö.
Man bör hålla utkik efter motsägelsefulla krav och var dem kommer ifrån. För att möta kraven behövs olika resurser. Det är när det uppstår en obalans mellan krav och resurser som en ohållbar arbetsbelastning uppstår. Detta leder i regel till stress och stressproblematik om obalansen inte åtgärdas. Lösningen är att kraven kan sänkas eller att resurserna ökas. Resurser kan vara flera olika saker som t.ex. rätt verktyg eller utbildning. Resurser kan ibland vara ett hinder om dem inte är utformade korrekt.
Arbetsinnehåll
”Vad” är en viktig aspekt som påverkar arbetsbelastningen väldigt mycket. Det är arbetsgivarens ansvar att arbetstagaren skall ha god förståelse av vad som skall göras och vilket resultat som är förväntat. Det är också viktigt att arbetsgivaren kan ange hur olika arbetsuppgifter skall prioriteras och på vilket sätt man kan få stöd om det behövs.
Otydligheter kan leda till ökad arbetsbelastning och framför allt stress. Ett annat resultat är att osäkerhet runt vad som skall göras kan leda till problem i samarbetet mellan individer på arbetsplatsen. Har man dessutom ett starkt psykiskt påfrestande arbete behöver man ta särskild hänsyn och arbeta fram strategier för att stötta de anställda.
Arbetstider och återhämtning
Stress är inte farligt brukar jag höra. Och det ligger något i det men bara om det finns möjligheter att återhämta sig. Sömn och vila är viktiga delar för återhämtning. Arbetstiden skall läggas på ett sätt att det finns tillräckliga möjligheter för återhämtning.
Det finns många regleringar i arbetstidslagen som i detalj ger ramar och riktlinjer för vad som är tillåtet. Det är extra viktigt i dagens uppkopplade samhälle att medarbetare inte skall förväntas att alltid vara tillgängliga via epost och telefon eftersom detta kan förhindra återhämtningsmöjligheterna. Att kunna arbeta när som helst och var som helst kan vara en hjälp för att underlätta för arbetstagaren men utan regler och ramar kan det bli skadligt.
Det skall inte förglömmas att även chefer är medarbetare. Dem kan inte alltid förväntas vara tillgängliga.
Kränkande särbehandling
Särbehandling sker när individer behandlas på ett annat sätt än alla andra. Om detta sker på ett negativt sätt kan det bli kränkande. Om detta är kopplat till något av dem skyddade attributen som kön, etnicitet, religon, sexuell läggning med mer kan det klassas som diskriminering och är ett allvarligt brott.
Otydlig arbetsfördelning eller arbetsinnehåll är faktorer som kan leda till kränkande särbehandling.
Det skall finnas rutiner för hur man hanterar kränkande särbehandling om det skulle ske. Det är viktigt att det är tydligt till vem eller vilka som rapporteringen skall ske. I arbetsmiljöpolicyn skall det också framgå vad som händer med dem rapporterade uppgifterna och var det går att få hjälp. Det kan hända att den kränkte står i beroende ställning till den som kränker och detta bör gå att hantera.
Struktur mot ohälsosam arbetsbelastning
Nästan samtliga delområden i det organisatoriska och sociala arbetsmiljöarbetet går att stöda med hjälpa av ett strukturerat arbetssätt. Men framför allt tydligt blir det när man tittar på arbetsbelastning, arbetsinnehåll och möjligheten till att koppla ifrån jobbet.
Getting Things Done är ett strukturerat sätt att styra sitt arbete och sina prioriteter. Det ger medarbetaren möjligheten att få kontroll över sin arbetsbelastning. Metodiken ger medarbetaren en värdefull resurs i form av kunskapen att balansera sina krav och sin resurser. Detta hjälper också individen med att prioritera olika uppgifter.
Metodiken har en strukturerad process att bryta ner saker till önskade utfall – vad det är som skall göras och när det skall vara gjort. Genom att bryta ner uppgiften och ta reda på vad nästa aktivitet är blir det också tydligt hur uppgifterna skall genomföras. Har man dessutom en tydlig rollfördelning, mål, principer och syften blir det enkelt för individen att prioritera uppgifterna på ett bra sätt.
Dagens kunskapsarbetare, till skillnad från tidigare generationers industriarbetare, behöver inte bara göra sitt jobb utan måste många gånger också definiera vad jobbet är. Detta är ett problem som arbetsgivaren behöver hitta verktyg för och det är här Getting Things Done kommer in som en strategisk komponent i det organisatoriska och sociala arbetsmiljöarbetet.
Sammanfattning
En viktig del för att bemöta de idag stora problemen med stress och relaterade sjukdomar är att ha ett aktivt arbetsmiljöarbete. Det skall finnas en arbetsmiljöpolicy på varje arbetsplats och ett systematiska arbetsmiljöarbete. De saker som detta arbetet skall syfta till är att klargöra och förbättra bland annat ledning och styrning, kommunikation, delaktighet och handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter, krav, resurser och ansvar.
Detta var andra artikeln i en artikelserie om arbetslivet, stress och produktivitet. Du hittar första delen i serien här.
