Föreställ dig att du sitter på jobbet en onsdag eftermiddag. Det är en vacker försommardag, ditt äldsta barn fyller 10 i morgon. E-postbackloggen fyller mer än en skärm och du har en lista på andra saker som behöver åtgärdas. Mötet du trodde du skulle gå på denna eftermiddag är inställt. En kollega kommer förbi och frågar om du vill hänga med på en promenad och köpa glass. Vad gör du?
Du skulle kunna hitta något från din lista, en redan fördefinierad uppgift. Du skulle kunna gå igenom e-posten och se om något viktigt dykt upp där, vilket kan ses som att definiera nya uppgifter. Och du skulle kunna bestämma dig för att slå följe med kollegan, en spontan aktivitet.
Om din lista består av otydligt formulerade uppgifter, om morgondagens barnkalas är oförberett och e-posten en mil lång, så kanske du flyr skrivbordet ut i försommaren, men med den otillfredsställande känslan av att du borde göra något annat, vet bara inte riktigt vad. Kollegans vänskapliga pladder får en bråkdel av din uppmärksamhet, fågelkvittret går dig helt förbi och i huvudet rullar spridda borden runt som sockor i en torktumlare.
Om däremot uppgifterna på din att-göra-lista var tydliga, relevanta och överskådliga, barnkalaset startklart och e-posten bara strax mer än en skärm full, så skulle du på mindre än en minut kunna avgöra om det var något där som inte kunde vänta en halvtimme. Promenaden med kollegan blir en helt annan upplevelse och när du är åter vid skrivbordet är du redo att ta dig an jobbet med förnyad energi.
Men hur når man en situation där detta är möjligt?
Med någorlunda regelbundenhet, kanske veckovis, behöver du gå igenom att-göra-listan, kalendern och all den nya input som nått dig så att du får en bra bild av allt som rör sig i ditt liv. Kanske din att-göra-lista är uppdelad beroende på var du behöver befinna dig för att göra det som står där, så att listan du behöver konsultera i stunden är relevant. Om kranen i sommarstugan läcker, så är det inget du behöver bli påmind om på jobbet. Men när kollegan står i dörren och frågar om promenad, så kan ett ögonkast på ärendelistan påminna dig om att du tänkt komplettera godispåsarna till barnkalaset på vägen hem från jobbet. Något som du nu kan få gjort i farten.
Förutom att dina listor behöver vara relevanta så behöver de också vara tydliga. Det som står på listorna behöver vara glasklart för dig även när du är trött och har bråttom. När du skriver upp vad du ska göra, var då snäll mot ditt framtida “jag” och ge dig själv en instruktion som inte kräver mer eftertanke. Står det “godis” på listan kanske du kommer ihåg varför, men står det “barnkalaset” kan det bli svårare. Bäst är det om det står “köp dumlekola till barnkalasets godispåsar”.
Med relevanta och tydliga att-göra-listor kommer du långt, men om de inte är kompletta så är det troligt att borden fortfarande rullar runt i huvudet på dig. Du har säkert i någon situation satt dig ner och listat saker för att tömma huvudet, så du vet att det hjälper att få ut tankarna ner på papper. Alltså behöver du fånga all meningsfull input när den kommer in, avgöra om du måste göra något med det. I så fall skriv en tydlig instruktion till ditt framtida jag på en lista som du vet att du kommer att kolla på i rätt ögonblick.
Detta är vad metoden Getting Things Done® beskriver för personlig produktivitet med minskad stress och ett avspänt fokus. Som praktiserande “GTD:are” sedan 1993 kan jag vittna om att det fungerar. Är mitt praktiserande perfekt alla dagar? Nej, det är det ju inte, men när stressen kommer smygande så vet jag vad jag behöver göra för att hitta tillbaka till mitt lugn och fokus. Fågelkvittret når mig och mycket blir gjort i farten.
