En inte ovanlig reaktion från folk när jag berättar om Getting Things Done® är att, “nä, inget för mig, jag gillar inte att planera, jag är mer den spontana typen.” Getting Things Done, eller kortare GTD®, en metod för personlig produktivitet, handlar dock inte så mycket om att planera, utan om att organisera. Och vad är då skillnaden?
Ta som exempel ett yrke där arbetet inte går att planera: ambulanspersonal. För att de ska kunna göra sitt jobb väl behöver de vara ordentligt organiserade. De behöver veta var all utrustning finns och allt förbrukningsmaterial. Utrustningen måste fungera. Förbrukningsmaterialet måste vara påfyllt. Det måste finnas personal redo att rycka ut.
Planering kan ses mer som att bestämma när man ska göra vad. I vissa yrken, som att jobba i ambulans, eller i en kundtjänst, är arbetet i hög grad reaktivt och går inte att planera, men man kan förbereda sig för att hantera det oförutsägbara.
En person som inte gillar att planera kan ju ha ordnat sitt liv så att det inte krävs så mycket planering, men många av oss har jobb där vi förväntas planera. På fritiden står det oss fritt fram att planera eller inte, men även på fritiden har vi förväntningar på oss som kan kräva någon form av planering. Vi har kanske barn eller gamla föräldrar att ta hand om, sitter i någon föreningsstyrelse, och har både villa, sommarstuga och båt att underhålla.
När det är viktigt att vissa saker blir gjorda har vi inte råd att släppa det och hoppas att det ska bli gjort rent spontant. Jag tänker på hur tokiga vi kan tycka amerikaner är, som detaljplanerar sin Europaresa för att se tio städer på sju dagar. Men har man bara en vecka på sig att göra sitt livs resa till Europa, då vill man vara säker på att man ser alla de sevärdheter man drömmer om, bor på bra hotell och äter på rekommenderade restauranger. Det finns också de som finner ett lugn i att ha gjort upp en plan. Det blir mindre kaos, stress och oro.
Spontanitet behöver tid, öppen, oplanerad tid. Det är en lyx som inte alla har. Somliga har hamnat i en situation med liten mängd fri tid av skäl de inte haft kontroll över. Andra av oss har gjort val i livet som fyller våra kalendrar. Att backa ur en sådan situation kan vara svårt, eller inte ens önskvärt.
En GTD-kollega i England berättade om sin aha-upplevelse då han som ung man deltog i sin första GTD-kurs. Under kursen gjorde han en övning som vi kallar “mental inventering” (mind sweep, på engelska). Det går helt enkelt ut på att skriva ner allt det man bär på i huvudet av saker som behöver åtgärdas och saker man vill göra. Till vänster satt en person som fyllt ett helt A4. Till höger satt en annan person som fyllt ett halvt A4. Min kollega hade åtskilliga sidor med saker han ville åstadkomma. Han förstod då, att han behövde organisera sig på en betydligt högre nivå om han skulle lyckas skapa det liv han förespeglade sig.
GTD handlar, som sagt, mer om att organisera än om att planera. Den grundläggande processen följer stegen samla in, bearbeta, organisera, se över och utför. I steget bearbeta avgör man om något behöver åtgärdas och i så fall skriver man ner det, men endast om det måste ske en viss tid hamnar det i kalendern. Resten hamnar på en lista för att bli gjort så snart det går, eller när det passar.
Människor som föredrar att ta dagen som den kommer, vars omständigheter tillåter ett mindre mått av struktur, dessa människor kommer knappast anamma GTD. Det är snarare personer vars målsättningar kräver både kreativitet och strategiskt tänkande, som ser en lösning i GTD, liksom de med mycket ansvar i en spretig tillvaro. Genom att organisera sina liv så att administration och underhåll tas om hand på ett effektivt sätt, öppnar de upp för kreativitet och spontanitet resten av tiden. Jag tror knappast Picasso fann sig själv att stå utan färg särskilt ofta.
